Foto: Susanne Kürth, suze / photocase.de
Wie kann man von den Vorteilen der Cloud profitieren ohne Risiken einzugehen?
Vor dieser Frage stand der Caritas Regionalverband Halle e.V., denn nur in der Geschäftsstelle gab es einen zentralen Fileserver. Dank crt-Technologie von connectline konnten wir die Niederlassungen und externen Beratungsstellen in Halle und Umfeld preiswert mit einer flächendeckenden Standortvernetzung versehen und die teilweise vorhandenen Insellösungen in eine moderne Cloud-Synchronisation überführen.
Cloud-Synchronisation a la Dropbox
Der bekannte amerikanische Dienstleister Dropbox hat es vorgemacht und man kennt es aus dem privaten Umfeld – Cloud-Synchronisation ist für die Dateiverwaltung an verteilten Standorten eine hilfreiche Arbeitsweise.
Da es keine Option ist, mit sensiblen Daten zu einem Online-Dienstleister zu gehen, hat uns der Caritas Regionalverband Halle e.V. um Unterstützung gebeten:
Ziel war es, eine unkomplizierte Synchronisation von Arbeitshilfen und Dokumenten zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der unterschiedlichen Arbeitsbereiche und Niederlassungen in Halle, dem Saalekreis sowie Merseburg und Schkeuditz zu realisieren:
Schnellstart dank connectline
Als Netzwerkbetreuer für den Hauptsitz des Caritas Regionalverbandes Halle e.V. haben wir am Hauptstandort bereits 2012 unseren crt in Betrieb genommen, der ohne zusätzliche Investitionen um das Feature VPN-Standort-Vernetzung für die Aussenstellen erweitert wurde.
In den Aussenstellen selbst konnten wir, durch die geringen Anschaffungskosten unserer kleinen crt-Modelle und die sowieso zu dem Zeitpunkt geplante Aktualisierung der Ausstattung einiger Standorte, sofort mit dem Aufbau der Verbindungen zum Hauptsitz in der Mauerstraße in Halle beginnen.
Der FileServer am Hauptsitz stammt ebenfalls von connectline und wird von uns betreut. Deshalb konnten wir die gewünschten Funktionen ohne zusätzliche Investititionskosten implementieren. Die Erweiterung erfolgte auf Basis des bestehenden Wartungsvertrages.
Überall und doch zentral
Insgesamt sind nun zehn Standorte mit dem Hauptsitz vernetzt. Zusätzlich erhielten einige Mitarbeiter Zugriff über Mobile User VPN-Zugänge, um standortunabhängig jederzeit eine sichere Verbindung zum Fileserver herstellen zu können.
Auf dem Fileserver werden die lokalen Ordner der Teams und Mitarbeiter auf Änderungen überwacht und SSL-verschlüsselt synchronisiert. Da es bei Änderungen der selben Datei an unterschiedlichen Standorten zu Sync-Konflikten kommen kann, werden bis zu 20 verschiedene Versionen jeder Datei vorgehalten. Auch ein versehentliches Löschen ist kein Drama – ein versioniertes Backup erlaubt die Wiederherstellung der Datei in wenigen Augenblicken.
Insgesamt synchronisieren nun zeitgleich etwa 20 verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Dateien und Ordner mit einem Gesamtvolumen von etwa 300GB an Daten auf diese Weise mit dem vorhandenen FileServer.
Die eingesparten Kosten für lokale Netzwerkfestplatten, Backup-Laufwerke und Administrationsaufwand lokaler Lösungen in den Aussenstellen betragen schätzungsweise 5000€ einmalige Investitionskosten und zwischen 200€ und 800€ laufende Kosten pro Jahr. Geld, das die Caritas nun für ihre Arbeit verwenden kann.